Để có được một buổi hội thảo thành công, người tổ chức cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, tỉ mỉ và lên kế hoạch một cách chi tiết. Thông thường mô típ chung cho các buổi hội thảo, hội nghị sẽ gồm các phần như văn nghệ, công bố lý do và giới thiệu đại biểu, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, rút thăm trúng thưởng,...
TÌM KIẾM ĐỊA ĐIỂM
Địa điểm thuê phòng hội thảo phù hợp với mục đích tổ chức đóng vai trò quan trọng. Như một buổi hội thảo lớn cần tổ chức ở trung hội nghị hay khách sạn. Một buổi giới thiệu nhỏ có thể làm sảnh của một tòa nhà. Bạn nên chọn không gian, diện tích hợp lý với lượng người, tránh trường hợp phòng rộng mà người ít sẽ làm cho không khí buổi hội thảo rất loãng.
Kiểm tra tất cả những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn. Đồ gì tính phí, đồ gì miễn phí để dự trù kinh phí phù hợp. Chuẩn bị những đồ dùng, vật dụng chu đáo để buổi hội thảo thành công tốt đẹp.
TRUYỀN THÔNG
Để tránh cho buổi hội thảo vắng khách thì công tác truyền thông là rất quan trọng. Một số kênh truyền thông phổ biến như: mạng xã hội, diễn đàn, quảng cáo, email,... Với những sự kiện lớn, khách mời cao cấp, bạn cần gọi điện, gửi thư mời trực tiếp đến họ chứ đừng trông chờ vào mấy cái email hay tin nhắn. Nó không có tác dụng gì đâu.
Thời gian truyền thông cũng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả. Giả như nửa đêm khi mọi người đang ngủ mà bạn gọi điện thì ai nghe máy. Lúc mọi người ăn cơm mà bạn gửi tin nhắn thì ai trả lời. Cũng không nên truyền thông quá sớm hoặc sát ngày tổ chức sự kiện tránh trường hợp mọi người bị quên hoặc không thể chuẩn bị kịp.
LÊN CHỦ ĐỀ
Linh hồn của buổi hội thảo chính là nội dung chương trình. Nó quyết định mục đích tổ chức cũng như mục đích tham dự của khách mời. Hãy lên ý tưởng và có nội dung thật tốt để cuốn hút người tham dự.
LÀM VIỆC VIỄN DIỄN GIẢ, KHÁCH MỜI
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng bởi sự uy tín của họ quyết định đến sự hấp dẫn của buổi hội thảo, sự kiện đó. Bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả đến người tham dự để tạo cuốn hút cho buổi hội thảo.
Đối với khách mời, bạn có thông tin kỹ về nội dung, thời gian buổi hội thảo. Tránh trường hợp chưa hết nội dung mà khách mời đã ra về.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét