Hội thảo là nơi để các khách mời cùng đơn vị tổ chức có thể thảo luận về một vấn đề, sự việc nào đó nhằm làm sáng tỏ cũng như mở rộng thêm tầm hiểu biết.
Tổ chức được một buổi hội thảo thành công sẽ giúp cho đơn vị tổ chức truyền tải được thông điệp, tạo dấu ấn sâu sắc cho khách mời. Vậy làm sao để có thể làm được điều đó. Sau đây VITD xin chia sẻ cho bạn về 6 yếu tố “bí ẩn” làm nên một buổi hội thảo thành công rực rỡ
1. Chủ đề, nội dung hấp dẫn
Tùy vào lĩnh vực hoạt động mà mỗi tổ chức sẽ tổ chức buổi hội thảo có nội dung khác nhau ví dụ như hội thảo chứng khoán sẽ thảo luận về sự biến động của thị trường chứng khoán, các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ tăng giảm điểm của những “ôm trùm” chứng khoán hay hội thảo mẹ và bé chuyên về vấn đề sức khỏe gia đình, bí quyết mẹ đẹp, con ngoan. Ngoài ra còn có hội thảo về sản phẩm dịch vụ như hội thảo triển vọng dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện, hội thảo giới thiệu sản phẩm mới,…chính vì thế trước khi tổ chức phải nghiên cứu tìm ra chủ đề hấp dẫn được nhiều người quan tâm.
2. Địa điểm tổ chức hoàn hảo
Khi lên được ý tưởng về chủ đề, nội dung là bạn đã tạo được “linh hồn” cho hội thảo nhưng để biến điều đó thành hiện thực thì phải có một nơi để khách mời có thể đến tham dự. Đội ngũ nhân viên phụ trách thiết kế chương trình phải có kế hoạch cụ thể, lên ý tưởng để tạo ra được một không gian không những tạo được ấn tượng cho khách tham dự mà còn phải gắn liền với chủ đề hội thảo.
Địa điểm tổ chức phải nằm ở trung tâm nơi thuận tiện đi lại để khách mời có thể dễ tìm kiếm. Nếu làm được điều này bạn sẽ thu hút được số lượng lớn người đền tham dự.
3. Quảng bá trên các phương tiện thông tin
Dù bạn có chuẩn bị đầy đủ, hoàn hảo tất cả nhưng nếu không thông báo thông tin đó đến khách mời thì sẽ không ai biết được hội thảo của bạn sẽ diễn ra, mọi cố gắng đều không có kết quả. Chính vì thế bạn phải lập kế hoạch truyền thông trên tất cả các phương tiện thông tin mà đơn vị tổ chức co khả năng thực hiện như tờ rơi, báo chí, tivi,…
4. Chú trọng phục vụ khách mời
Nhân tố đáng giá sự thành công của một buổi hội thảo chính là khách mời và đó cũng là đối tượng mà ban tổ chức hướng đến. Tất cả các công tác chuẩn bị như tài liệu khách mời, chỗ ngồi hay đơn giản chỉ là nước uống và thức ăn nhẹ cũng phải chuẩn bị thật tỉ mỉ, cần có một bộ phân chăm sóc khách tham dự để có thể đáp ứng những yêu cầu phát sinh trong quá trình hội thảo diễn ra. Đảm bảo khi kết thúc chương trình khách mời sẽ có ấn tượng tốt cũng như nở một nụ cười tươi đến ban tổ chức.
5. Tối ưu ngân sách
Khi tổ chức Hội thảo sẽ tiêu tốn rất nhiều chi phí từ lớn đến nhỏ như địa điểm, nhân sự, quảng cáo,.. chính vì thế ban tổ chức nên biết chọn lựa các dịch vụ chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng như dịch vụ cho thuê tivi, cho thuê laptop và các thiết bị khác, bạn hoàn toàn có thể tìm được một địa chỉ uy tín.
Nên cắt giảm những chi phí rườm rà không đáng có, nghiên cứu các khoản mục để tìm ra được giải pháp tối ưu ngân sách. Một hội thảo đạt hiệu quả cao là khi chi phí hợp lý nhưng vẫn mang lại kết quả rực rỡ.
6. Ứng biến trước các tình hướng phát sinh kịp thời
Trong quá trình diễn ra hội thảo sẽ có rất nhiều các tình huống mà bạn không thể đoán trước được chính vì thể bạn phải liệt kê và tập ứng phó trước để có thể bình tĩnh giải quyết tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chương trình, gây hoang mang cho khách mời dẫn đến kết quả không đáng có.
Trên là 6 yếu tố chính tạo nên sự thành công của các buổi hội thảo, các đơn vị tổ chức sự kiện nên nắm bắt vững công tác chuẩn bị, tổ chức và điều hành chương trình để hội thảo được diễn ra đúng thời gian, mục đích truyền tải được đúng chủ đề chính, mang lại hiệu quả cao.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét