Bí quyết chọn địa điểm tổ chức sự kiện như mong muốn

1.     Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Là một trong những yếu tố rất quan trọng, cần phải chuẩn bị sớm để tìm được địa điểm phù hợp với chương trình và giá cả hợp lý

+) Để tổ chức sự kiện chúng ta thường thuê các hội trường lớn, sức chứa từ 100 - vài nghìn người tùy quy mô của sự kiện. Không gian lớn, rộng rãi thoải mái cho khách mời.

+) Nếu chúng ta tổ chức những sự kiện sang trọng thì phòng hội nghị khách sạn đẳng cấp 4,5 sao là một trong những lựa chọn hợp lý
Còn nếu chỉ những sự kiện với quy mô nhỏ thì chúng ta nên thuê tại những hội trường tiêu chuẩn giúp bạn tối ưu chi phí nhưng vẫn mang lại thành công cho sự kiện

2.     Lên kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện

+) Việc lên kế hoạch về thời gian tổ chức là rất quan trọng, bởi vì nó quyết định đến khâu tổ chức cũng như số lượng khách mời tham dự

+) Lên kế hoạch sớm sẽ giúp chúng ta có nhiều thời gian để chuẩn bị. Từ đó bạn có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất.

3.     Lên danh sách khách mời tham gia sự kiện

Khách mời chính là nhân vật cực kì quan trọng của mỗi sự kiện, chính vì vậy việc lên danh sách khách mời sớm sẽ giúp chúng ta lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, lên kịch bản hợp lý và sắp xếp chỗ ngồi chu đáo

4.     Chuẩn bị tốt khâu hậu cần là cách tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công bạn phải chuẩn bị tốt khâu hậu cần, lựa chọn nhân lực chất lượng, đầy đủ. Trang trí hội trường sớm ít nhất trước 1 ngày diễn ra sự kiện để tổng duyệt, lường trước sự cố. Đảm bảo chi phí đầy đủ.

5.     Lên kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết

– Lên kịch bản là bước ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiên. Chính vì thế chúng ta cần lên kịch bản sớm, tham khảo của các đơn vị tổ chức sự kiện khác nhau, chỉnh sửa chau chuốt để có một kịch bản ưng ý nhất
– Về cơ bản chúng ta sẽ có những phần sau:

+) Khai mạc giới thiệu đại biểu khách mời

+) Người đại diện phát biểu

+) Chương trình văn nghệ và khai tiệc

+) Kết thúc, đại diện lên cảm ơn hoặc có chương trình bốc thăm trúng thưởng

II. Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

– Nào chúng ta cùng đến với một trong những yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ trong những thành công của mỗi sự kiện đó chính là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

– Để có thể tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý, các bạn nên đến tận nơi xem và khảo sát thực tế bởi vì hình ảnh trên mạng đôi khi được photoshop quá đà hoặc đã cũ, các địa điểm tổ chức sự kiện đã xuống cấp. Chính vì vậy để tìm được một đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện uy tín là điều không hề dễ. Ngoài ra để tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần những lưu ý sau

1.     Yếu tố không gian

– Địa điểm tổ chức sự kiện là bộ mặt của sự kiện và cũng là bộ mặt của doanh nghiệp. Chính vì vậy các bạn cần hết sức lưu ý khi lựa chọn vị trí địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện

– Chúng ta nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện ở trung tâm thành phố, tại các trục đường lớn, bãi đỗ xe rộng rãi để tổ chức event thuận lợi nhất

2.     Bố cục không gian phù hợp với tính chất sự kiện

– Đầu tiên chúng ta phải xác định được tính chất của event. Chẳng thể nào chúng ta có thể tổ chức buổi hội thảo du học tại trung tâm tiệc cưới được. Chính vì thế cần phải xác định tính chất, không gian bên trong và bên ngoài có phù hợp không, có kết hợp được với những idea đã lên kịch bản từ trước không

3.     Mức độ an toàn

– Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện đạt chuẩn sẽ đảm bảo an toàn cho chính chúng ta và khách mời. Chúng ta cần quan tâm đến hệ thống PCCC, lối thoát hiểm, các địa điểm bệnh viện, công tác PCCC và sơ cấp cứu.

4.     Yêu cầu về tiện nghi

– Cơ sở vật chất là yếu tố thiết yếu làm nên một event thành công. Vì vậy khi khảo sat bạn cần quan tâm đến các tiện nghi như: Thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, hệ thống máy chiếu màn chiếu, bảng, bút, flipchart, hệ thống wifi, các dụng cụ trang trí cơ bản

5.     Giá cả của địa điểm tổ chức sự kiện

Trước khi thuê địa điểm nào đó, các bạn nên tìm hiểu mặt bằng chung giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Giá thuê các địa điểm tại khu vực trung tâm thành phố thường sẽ cao hơn các khu vực lân cận.

– Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại các trung tâm hoặc khách sạn 4, 5 sao thường khá đắt nhưng đảm bảo được sự sang trọng của sự kiện.

– Còn nếu bạn cần một hội trường để tổ chức sự kiện với quy mô tầm trung thì nên chọn các hội trường đạt chuẩn sẽ giúp bạn tối ưu được chi phí. (Bạn có thể tham khảo giá thuê hội trường Hà Nội tại đây)

– Khi xem xét giá bạn nên lưu ý xem giá thuê đã bao gồm các dịch vụ kèm theo chưa. Các dịch vụ thường các đơn vị hay cho thuê đó là máy chiếu, màn chiếu, bảng, bút, flipchart. Bạn nên thuê tại các đơn vị báo giá thuê trọn gói để tránh những chi phí phát sinh thêm. Bạn cũng cần lưu ý xem đơn vị cho thuê theo giờ, theo buổi hay theo ngày. Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện vào cuối tuần có bị tăng không.

Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê hội trường tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:

Ms Hòa – Quản lý dịch vụ

Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063

Ms. Phương – Quản lý dịch vụ

Mobile : 098.235.4969  /  090.349.7886

Email : hoitruonghanoi@gmail.com
Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội